📊 İç Kontrol ve Mali Kontrol Sistemi

1. Giriş ve Amaç

Lisansüstü Eğitim Enstitümüzün misyonunu etkili, verimli ve şeffaf bir şekilde yerine getirebilmesi, sağlam bir mali yönetim sistemine bağlıdır. İç kontrol ve mali kontrol sistemi, aşağıdaki temel amaçları gerçekleştirmek için tasarlanmıştır:

• Faaliyetlerin Etkinliği ve Verimliliği: Kaynakların (insan, teknoloji, bütçe) en uygun şekilde kullanılmasını ve enstitü hedeflerine ulaşılmasını sağlamak.
• Finansal Raporlamanın Güvenilirliği: Tüm mali işlemlere ve varlıklara ilişkin kayıtların ve raporların doğru, zamanında ve tam olarak tutulmasını güvence altına almak.
• Varlıkların Korunması: Enstitünün fiziksel (demirbaş, laboratuvar ekipmanları) ve mali varlıklarının yetkisiz kullanım, kayıp, hırsızlık veya kötüye kullanıma karşı korunmasını sağlamak.
• Yasa ve Yönetmeliklere Uyum: Tüm mali ve idari faaliyetlerin, Yükseköğretim Kanunu, Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (KMYKK), ilgili diğer mevzuat ve enstitü politikalarla tam uyum içinde yürütülmesini temin etmek.
• Şeffaflık ve Hesap Verebilirlik: Tüm süreçlerin izlenebilir, denetlenebilir olmasını ve karar vericilerin hesap verebilirliğini güçlendirmek.

2. İç Kontrolün Temel İlkeleri

Sistemimiz, aşağıdaki kamu iç kontrol standartları üzerine inşa edilmiştir:

• Kontrol Ortamı: Dürüstlük, etik değerler ve yönetişim kültürünü ifade eder. Enstitü yönetimi, iç kontrolün önemine dair tonu tepeden belirler.
• Risk Değerlendirmesi: Enstitünün hedeflerine ulaşmasını tehdit edebilecek iç ve dış riskler (örneğin, bütçe kesintileri, usulsüz harcama riski, siber güvenlik tehditleri) düzenli olarak tanımlanır ve değerlendirilir.
• Kontrol Faaliyetleri: Riskleri makul seviyeye indirmek için politika, prosedür ve mekanizmalar oluşturulur. (Örn: Onay süreçleri, yetki devirleri, fiziksel güvenlik önlemleri).
• Bilgi ve İletişim: Mali ve operasyonel bilgilerin ilgili birimler arasında doğru ve zamanlı akışı sağlanır.
• İzleme: İç kontrol sisteminin zaman içinde etkinliği sürekli izlenir ve düzenli iç denetimlerle değerlendirilir.

3. Mali Kontrol Mekanizmaları ve Süreçleri

a) Bütçe Yönetimi:

• Hazırlama ve Onay: Yıllık bütçe, akademik ve idari birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda hazırlanır, Enstitü Yönetim Kurulu'nda görüşülür ve Üniversite Rektörlüğü onayına sunulur.
• Uygulama ve Takip: Bütçe kalemlerine (personel giderleri, eğitim-öğretim giderleri, demirbaş alımları vb.) bağlı kalınması esastır. Gerçekleşen gelir ve giderler aylık olarak takip edilir, bütçe ile karşılaştırmalı raporlar hazırlanır.
• Revizyon: Kanuni zorunluluklar veya olağanüstü durumlarda, usulüne uygun şekilde bütçe revizyonu yapılabilir.

b) Gelir Yönetimi:

• Tahakkuk ve Tahsilat: Öğrenci katkı payları, proje gelirleri vb. tüm gelirler, ilgili mevzuat hükümlerine göre tahakkuk ettirilir.
• Güvenlik: Tahsilatlar, güvenli bir şekilde (bankacılık sistemleri üzerinden) yapılır ve nakit manipülasyon riski minimize edilir.
• Muhasebeleştirme: Tüm gelirler, tam ve doğru olarak muhasebe kayıtlarına işlenir ve gelir makbuzları düzenlenir.

c) Gider Yönetimi:

• Harcama Talebi: Harcama yapılabilmesi için, gerekçeli ve gerekli belgelerle (teklif, fatura, vb.) desteklenmiş bir harcama talebi formu doldurulur.
• Ön Mali Kontrol (Onay Süreci): Harcama talepleri, öncelikle ilgili birim amiri tarafından, bütçe disponibilitesi (yeterli ödeneği olup olmadığı) ve mevzuata uygunluk açısından kontrol edilir. Belirli limitlerin üzerindeki harcamalar için Enstitü Müdürü veya Müdür Yardımcısı onayı gereklidir.
• Harcama ve Muhasebeleştirme: Onaylanan harcamalar, mal/hizmet alımı veya avans ödemesi şeklinde gerçekleştirilir. Tüm belgeler (asıl fatura, tesellüm belgesi vb.) eksiksiz olarak muhasebe birimine iletilir ve kayıt altına alınır.

d) Taşınır ve Taşınmaz Mal Yönetimi:

• Demirbaş Kaydı: Enstitüye ait tüm demirbaşlar (bilgisayar, yazıcı, laboratuvar cihazı vb.) envanter kaydına alınır, etiketlenir ve düzenli olarak sayımı yapılır.
• Zimmet Sistemi: Demirbaşlar, sorumlu bir personele zimmetlenir. Personel değişikliği veya görevden ayrılmalarda zimmet devir-teslim işlemi yapılır.

e) Belge ve Kayıt Yönetimi:

• Tüm mali işlemlere ilişkin evrak (faturalar, sözleşmeler, karar örnekleri, teklifler) düzenli bir şekilde sınıflandırılarak arşivlenir. Elektronik belgelerin güvenli yedeklemesi yapılır.

4. Görev ve Sorumluluklar

• Enstitü Müdürlüğü: Enstitü genelinde iç kontrol sisteminin kurulmasından, işletilmesinden ve etkinliğinden nihai olarak sorumludur.
• İdari ve Mali İşler Birimi: Mali kontrol süreçlerinin (bütçe hazırlama, ön mali kontrol, muhasebe, envanter) günlük olarak yürütülmesinden sorumludur.
• Birim Yöneticileri: Kendi birimlerinin bütçe taleplerinin hazırlanması, birimlerindeki harcama taleplerinin ön incelemesi ve birimlerine zimmetli demirbaşların korunmasından sorumludur.
• Tüm Çalışanlar: Kendi görev alanlarında kaynakların etkili kullanımından, mali evrakların doğruluğundan ve iç kontrol prosedürlerine uyumdan sorumludur.
• İç Denetim Birimi: (Üniversite düzeyinde) İç kontrol sisteminin etkinliğini bağımsız olarak değerlendirir ve denetler.

5. İç Denetim ve Raporlama

Enstitütün iç denetimi, Üniversite Merkez İç Denetim Birimi tarafından periyodik olarak veya ihtiyaç halinde gerçekleştirilir.

Denetim sonuçları, iyileştirme önerileri ile birlikte Enstitü Yönetimine ve üst yönetime raporlanır.

Mali işlemlere ilişkin düzenli raporlar (bütçe gerçekleşmeleri, gelir-gider durumu) Enstitü Yönetim Kurulu'na sunulur.

6. Sonuç

Lisansüstü Eğitim Enstitüsü olarak, kamu kaynaklarının etkili, verimli ve şeffaf kullanımını sağlamak en temel sorumluluğumuzdur. Bu iç kontrol ve mali kontrol çerçevesi, bu sorumluluğu yerine getirmemiz için gerekli yapıyı ve rehberi sağlar. Tüm çalışanlarımızın bu ilke ve prosedürlere sıkı sıkıya bağlı kalacağına inanıyor, sistemin sürekli iyileştirilmesi için görüş ve önerilere açık olduğumuzu beyan ediyoruz.